Los registros contables de compras y ventas se realizan en todos los departamentos financieros, contables y cualquier gestoría. Todos los documentos que llegan a la empresa son recibidos por el contador para realizar tu registro correspondiente
Desde EPAE, vamos a enseñarte a cómo hacer el registro contable y algunos ejemplos de ello.
¿Cómo se registran las compras y ventas?
Es necesario contabilizar de manera frecuente las compras, ventas y prestaciones de servicios, donde el PGC – Pymes detalla en las normas de valoración, cada uno de los criterios de registro y valoración que afectan a las transacciones por operaciones de compra y venta.
Hay algunas normas de valoración que se tienen en cuenta como la 12A Existencias, 13A de Moneda Extranjera, 14A que se refiere al IVA, el IGIC y otro tipo de impuestos indirectos. También 16A de Ingresos por ventas y prestaciones de servicios.
De acuerdo a lo anterior, el criterio de valoración aplicable en los registros contables de compras será el importe facturado menos el importe de cualquier descuento, rebajas y alguna otra partida similar obtenida por la empresa, sumado a los gastos adicionales que tienen que ver con la operación como los transportes, seguros y demás.
Además, el IVA soportado no deducible formará parte del coste de adquisición, por lo tanto la operación está estructurada de esta manera:
Compras= Importe bruto de la factura – Descuentos + Gastos + IVA no deducible
En el caso del criterio de valoración aplicable de los registros contables de las ventas, será el valor razonable de la contrapartida acogida o a recibir, el cual es el precio acordado por los bienes o servicios, menos el importe de cualquier rebaja en el precio y de otras partidas similares que la empresa pueda conceder.
La operación está estructurada de esta manera:
Ventas= Importe bruto de la factura – Descuentos
¿Cómo se hace el asiento contable de una compra?
Lo podemos establecer por medio de un ejemplo de registro contable de una empresa llamada Comercializadora Los Robles S.A., en la que su especialidad es la venta de salas y comedores.
El día 5 de abril compró 10 sillas de comedor que va a vender a sus clientes por el valor de 100 euros cada uno al contado.
El día 6 de abril compró una mesa de comedor para exhibición de la empresa por 100 euros al contado. El 8 de abril compra a crédito 20 sillas más a 100 euros cada una y sus condiciones de crédito son 2/10 N/30. El 10 de abril decide devolver una de las sillas que adquirió el 8 de abril y el 11 de abril hace el pago al proveedor de la compra del 8 de abril.
Luego el 15 de abril vende 4 sillas a un mismo cliente a 200 euros cada una al contado. Ell 16 de abril vende 10 sillas a un mismo cliente a 200 euros cada una a crédito con condiciones de 3/15 N/30. Ell 18 de abril el cliente que realizó la compra el 16 de abril devuelve 2 sillas que tuvieron algunos daños en el transporte.
Para el 21 de abril, el cliente de la compra del 16 paga el saldo de su cuenta.
Al evaluar la primera transacción en compra al contado:
- El 5 de abril la Comercializadora Los Robles S.A. compró 10 sillas de comedor por un total de 100 euros cada una, para elaborar el registro contable de una compra se debe considerar las cuentas que se afectan.
- Por un lado, están comprando mercancía para luego venderla a sus clientes. Esto se puede registrar en una cuenta de compras, es una cuenta de gastos de 1000 euros; como se pagó al contado, la otra cuenta que se afecta es la del efectivo y se anota como compra de mercadería al contado
- La segunda transacción es una compra de activo, el 6 de abril se compró una mesa de comedor para exhibición en 100 euros al contado. Esta mesa no se compra con fines de venta, sino de solo exhibición; por lo tanto esta transacción se anota en una cuenta diferente, pagada en efectivo.
- La tercera transacción es una compra a crédito donde el 8 de abril se compran 20 sillas a 100 euros, cada una con condiciones de crédito 2/10 n/30, el cual es un descuento por pronto pago, donde el vendedor ofrece un descuento del 2% por el pago en 10 días o menos y que paga el importe total hasta un máximo de 30 días.
- Con lo anterior, se hace el asiento correspondiente de 2.000 euros en compras y se anota en otra cuenta, por lo que es una compra a crédito donde hace parte de una cuenta por pagar sin registrar aún el descuento.
- Hay una cuarta transacción donde se realiza una devolución sobre compra del 10 de abril de una de las sillas adquiridas el 8 de abril, se hace el asiento correspondiente donde las cuentas por pagar se hacen la devolución sobre compra de 100 euros.
- La transacción número 5 se aplica el descuento sobre la compra, ya que el 11 de abril se paga al proveedor de la compra del 8 de abril, donde inicialmente la compra fue de 2.000 euros y se hace la devolución de un producto con el valor de 100 euros. Por lo tanto, el saldo de la cuenta por pagar es de 1.900 euros.
- Como la compra se efectuó en el tiempo aproximado para el descuento, se aplica este descuento del 2%, donde el total del pago es de 1.862 euros.
- Con esto, disminuye un pasivo del registro de las cuentas por pagar, donde se anota el descuento sobre compras de 38 euros, figura un efectivo de 1.862 euros.
- La transacción número 6 es del 15 de abril por la venta de 4 sillas de comedor a un mismo cliente a un precio de 200 euros cada una al contado. En este asiento se afecta el efectivo, ya que el cliente está pagando 800 euros, también es una venta e ingreso.
- En la transacción número 7 se realiza una venta a crédito donde el 16 de abril se venden 10 sillas a 200 euros a crédito con condiciones 3/15 n/30 a un mismo cliente. Aquí se afectan dos cuentas: las cuentas por cobrar por un importe de 2.000 euros y la cuenta de ventas también por ese importe y aún no se registra el descuento.
- La transacción 8 es la devolución sobre ventas del 16 de abril de 2 sillas que se dañaron en el transporte, como es una transacción a crédito, el cliente no debe pagar esos dos elementos. Se anota como devolución sobre venta de 400 euros.
- La novena transacción es de descuentos sobre ventas cuando el 21 de abril el cliente realiza su pago del crédito de 1.600 euros con el descuento de un 3% para así cobrar un total de 1.552 euros.
