La era de la contabilidad digitalizada

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Si hablamos de modernización y avance del trabajo contable, el cambio más notable en la actualidad es el de la introducción de la contabilidad digitalizada. Sin duda, esta digitalización permite obtener múltiples ventajas a la forma en que las empresas y sus profesionales de contaduría realizan su trabajo.

En EPAE, formación y curso de contabilidad y fiscalidad actualizados, siempre estamos atentos a las innovaciones en nuestra área. Por ello sabemos que la digitalización contable tendrá, dentro de poco, el poder de revolucionar la forma en que operan todas las empresas y, por ende, dando nuevas formas a nuestra vida personal y profesional.

¿Qué es la contabilidad digitalizada?

La contabilidad digitalizada refiere a la creación, transferencia, gestión y almacenamiento de información financiera en formato electrónico. Para que esta se dé, necesita el uso de soluciones de software que permitan digitalizarla y automatizarla para así distanciarse de los procesos manuales con los que tratamos de forma habitual.

Beneficios de la contabilidad digitalizada

A todos asusta un poco que los procesos puedan automatizarse o que se cuente con herramientas que hagan los procesos mucho más accesibles y simples para todo el público. Pero, recordemos que debemos estar siempre preparados para la innovación y la profesión de contador no puede estar alejado de ello.

Contrariamente, es necesario conocer todos los beneficios que la contabilidad digitalizada puede brindarnos y poder tomar ventaja de ello para poder sacar el mejor provecho y que esta sirva como un instrumento más y no como un sustituto de la preparación y esfuerzo humano.

Siendo así, veamos algunos de los principales beneficios que puede traernos el uso de la contabilidad digitalizada:

Ahorro de tiempo y mejor productividad

Si algo debemos aplaudir, cuando integramos soluciones de contabilidad digitalizada, es dejar atrás esa extensión de trabajo manual que llevaba días/semanas hacer. Algo que seguro tendremos ventajoso es aprovechar la automatización en procesos como: cuentas por cobrar y facturación todo sin participación humana. ¿En qué ayuda esto? Que los contables puedan ahorrar tiempo y centrarse en tareas más analíticas y basadas en conocimientos.

Sin duda la contabilidad digital del futuro será instantánea: siendo posible realizar todos los trabajos requeridos en menos tiempo del que se empleaba en el pasado.

Precisión y escalabilidad de los datos

Algo que más que aporta beneficios de la digitalización contable es que puede ayudarnos a que algunos resultados se muestren más confiables que los hechos de manera tradicional. Sabemos que el ser humano es más propenso a cometer errores, contrariamente, el diseño de sistemas y software proporciona datos y resultados precisos y consistentes.

Sumado a esto, tengamos presente que las soluciones dadas por la contabilidad digitalizada pueden ofrecer mejores oportunidades de escalamiento en función de las necesidades de la empresa. Esto especialmente si esta va creciendo a lo largo del tiempo.

Posibilidades de trabajar la contabilidad digitalizada de forma remota

Una de las mayores ventajas al hablar de contabilidad digitalizada es que esta puede almacenarse en la nube y ser accesible desde cualquier lugar y a través de distintos dispositivos. ¿Qué consecuencias tenemos de esto? Que se obtiene una forma de trabajar mucho más eficiente y resulta más que conveniente en caso de una falla del sistema.

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Análisis y asesoramiento en tiempo real

Algo más que brinda la contabilidad digitalizada es que, la mayoría de las soluciones digitales brindan información y análisis que hace mucho más simple crear informes y detectar tendencias. Gracias a que estos datos se proporcionan en tiempo real, los profesionales pueden tomar decisiones informadas y de manera rápida y eficiente.

Declaraciones de impuestos más eficientes y rápidas

La declaración de impuestos digitales sin papel es el futuro. ¿Qué significa esto? Que tanto las empresas como los profesionales contables deben hacer el cambio pensando a futuro el cambio.

Por ello, lo más conveniente es integrar todas sus necesidades contables y direccionarlas a lo digital y hacer que todas sus finanzas operen en un solo canal.

Si quieres conocer más sobre impuestos o ¿Qué es el IRPF y cómo funciona? Este artículo te será de mucha utilidad.

Seguridad mejorada

Algo a lo que no estamos inmunes en la era de la conexión digital es a los ciberataques. Estos resultan cada vez más frecuentes y por ello se necesita incrementar la seguridad de los datos.

Esto es algo que la contabilidad digitalizada tiene presente y desde ya tomas medidas para brindar un alto nivel de seguridad. Ejemplo de esto tenemos las restricciones de acceso y cifrado hasta las copias de seguridad periódicas y almacenadas en la nube.

¿Qué la automatización abre una puerta a estas situaciones? Sí, pero es algo que viene con la modernización y lo digital, e incluso pasa en lo físico, y por ello se busca que todos los datos de una organización están bien protegidos y respaldados en caso de una falla del sistema o una violación de datos.

¿Qué procesos contables se podrá automatizar?

Aunque si bien en cierto que los procesos contables son un campo con un bajo nivel de innovación digital, esto está cambiando hoy día de manera acelerada. Esto en especial por la aparición de la inteligencia artificial.

Tengamos presentes que muchos procesos contables son repetitivos y requieren mucho tiempo, esto, sin duda, lo convierte en el candidato ideal para la automatización. ¿Qué es posible digitalizar en el trabajo contable y que será de gran ayuda para profesionales y empresas? Veamos algunos ejemplos que ya están disponibles:

Cuentas por pagar/por cobrar

Adiós a las facturas en papel. Uno de los procesos que se puede digitalizar de forma funcional es todo lo relacionado con el procesamiento de facturas, esto implementando un sistema de gestión de facturas.

Adquisiciones

Pensemos en tareas que implican mucho papeleo: recibir y procesar solicitudes de cotización, órdenes de compra, contratos e incluso recibos de envío. Todos estos documentos se pueden digitalizar y procesar en la nube, ahorrando tiempo y costes a la organización.

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Documentación de auditoría

Nada resulta a veces más engorroso y extenso que un proceso de auditoría. Cuando esta pueda hacerse 100% digital, seguro permitirá que el proceso y resultado sea más seguro y preciso. Los contadores pueden confiar en archivos digitales para documentar y demostrar el cumplimiento que viene haciendo una empresa.

Gestión de gastos

Todos sabemos que revisar, aprobar y enviar los datos de los gastos, manualmente, requiere mucho tiempo y al hacerlo, este puede resultar, incluso ineficiente. Una herramienta de gestión de gastos automatiza el proceso y mejora la experiencia de todas las partes involucradas.

Proceso de cierre mensual/trimestral

Seguramente para la contabilidad digitalizada, recuperar los datos necesarios para el cierre mensual/trimestral será mucho más rápido y preciso cuando se confíe en herramientas de contabilidad automatizadas confiables y efectivas.

Contratos/acuerdos con clientes

Además de los procesos internos, las empresas contables también pueden digitalizar la firma y gestión de los acuerdos con los clientes. Esto podría resultar muy conveniente para las partes involucradas al poder agilizar esos acuerdos, aun de manera remota.

¿Qué se espera del futuro en contabilidad digitalizada?

No cabe duda de que, para lograr ser realmente competitivo en el mercado actual, las empresas de contabilidad tienen que comprender algunos de los nuevos conceptos que se manejan en la actualidad, ejemplo de esto tenemos tanto el blockchain, la IA y todo lo que tiene que ver con las criptomonedas.

Estos factores afectarán su desempeño y será necesario desarrollar nuevos modelos de negocio y distintas herramientas para adaptarse a estos cambios y tener éxito en el futuro.

Resulta imprescindible adoptar la transformación digital. Tengamos presente que muchas de las firmas contables mejor clasificadas en el mundo ya están operando con esto y se sienten bastante cómodas al usar tecnología financiera en la Web 3.0 actual.

Sumado a esto, recordemos que los propios organismos como la Unión Europea y las Naciones Unidas son los que principalmente impulsan el adoptar una agenda digital, que permita a empresas y gobiernos estar en consonancia con lo que está pasando en el mundo, físico y virtual.

¿Cómo puedes prepararte para sacar provecho a la contabilidad digitalizada?

Tanto profesionales como empresas deben poner manos a la obra en cuanto a preparación de su contabilidad digital. Es momento de aprovechar al máximo esta transformación analizando lo que se tiene actualmente y qué pasos será necesario tomar para asumir esta nueva realidad tecnológica.

En líneas generales la recomendación siempre será asumirla como un proceso de pasos a cumplir. En este sentido es necesario identifica tareas manuales, repetitivas y propensas a errores para definir qué se quiere mejorar.

Seguidamente, es vital elegir el software adecuado que se adapte a tu tipo de sector, complejidad contable y hasta presupuesto. Sumado a esto será necesario capacitar al equipo de trabajo y facilitarle la adaptación al nuevo sistema y mantener la cultura de aprendizaje continuo en materia digital.

Finalmente, será vital implementar poco a poco esta tecnología de contabilidad digitalizada, agregando nuevas tareas y monitoreando siempre que estas ofrezcan los resultados que se espera de ellas.

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