¿Has oído hablar alguna vez de la automatización contable? Aunque en contabilidad todavía existen muchos procesos que deben ser realizados por personas, este sistema permite agilizar y facilitar el trabajo minimizando el número de errores.
Tanto si eres empresario como si trabajas en el departamento de contabilidad de una empresa, el uso de las tecnologías puede ser de gran ayuda no solo para evitar errores, sino también para mejorar la productividad y reducir los costes.
Desde EPAE te explicamos qué es la contabilidad automatizada, para qué sirve y cuáles son sus principales ventajas.
La automatización contable ¿Qué es?
La automatización contable conste en la ejecución y realización por parte de un programa informático de aquellas tareas que inicialmente eran realizadas por una persona, pero que con el avance de las nuevas tecnologías dicho proceso se ha programado para que puedan ser realizadas por una máquina.
La automatización de los procesos no es algo novedoso, ya que desde la revolución industrial hemos podido observar como los procesos manuales se han ido automatizando, lo mismo ocurrió años más tarde con algunos servicios y hoy en día con la contabilidad.
Contar con sistemas que automaticen la contabilidad brinda numerosas ventajas a las empresas, independientemente de su tamaño o la actividad que realice. Además, se trata de un proceso fácil y sencillo.
¿Qué tareas pueden automatizarse en contabilidad?
Aunque hay tareas que son estrictamente necesarias que sean realizadas por un profesional, hay otras que en contabilidad pueden automatizarse ya que son muy repetitivas. Son las siguientes:
- El registro de facturas es una tarea muy laboriosa y repetitiva. Cada día una empresa recibe una gran cantidad de facturas de diferentes proveedores: abogados, asesores, limpieza, técnicos de mantenimiento, técnicos informáticos, etc. Con la automatización contable dichas facturas se registran, procesan y contabilizan de forma fácil y segura.
- Otra de las funciones de la que puede ocuparse un sistema de contabilidad automatizado es del alta y registro de clientes y proveedores.
- Los sistemas de automatización contable mantienen actualizados los datos, de forma que los modifican cuando se produce algún cambio.
- Las empresas suelen trabajar con diferentes bancos, ya sea porque algunos presentan servicios más ventajosos que otros, porque así lo prefieren quienes la dirigen para la organización interna u otros motivos. Al automatizar la contabilidad, el sistema encargado de ello podrá sincronizar los datos de las diferentes entidades bancarias, realizar informes o disponer datos sobre los movimientos contables.
- Hay empresas proveedoras de servicios como, por ejemplo, los comparadores de seguros, de búsqueda de alojamientos o vuelos, o de alquiler de bienes inmuebles, entre otros, que gracias a la automatización contable pueden obtener una comparación de los distintos precios de forma más rápida y eficaz.
- A través de la automatización contable las empresas cuya actividad consiste en la venta de bienes y productos puede llevar un control más exhaustivo del envío de paquetería, además de la recepción por devoluciones o cambios u otros motivos.
- Por último, pero no menos importante, gracias a la automatización contable se pueden obtener informes financieros acerca de la situación económica y patrimonial de la empresa con todos los datos que contiene el sistema.
La automatización contable está pensada tanto para las pequeñas y medianas empresas (pymes) como para las grandes compañías. No existen unos criterios mínimo, ya que la modernización de esta disciplina supone una gran ventaja para todos.
Ventajas de la automatización contable
Estas son algunas de las ventajas de la automatización de la contabilidad:
- Normalmente, los sistemas empleados para la automatización contable son intuitivos y fáciles de usar. No obstante, realizar un curso especializado en contabilidad podrá ayudarte a aprender a manejarlo.
En EPAE disponemos de una amplia variedad de cursos de contabilidad online y prácticos con los que aprender donde y cuando quieras.
- Además, tienen la capacidad de reducir aquellos errores que pueden producir las personas y minimizar el impacto que pueda tener la contabilidad de la empresa. Incluso, al estar los procesos automatizados puede detectar los errores a tiempo y solucionarlos rápidamente
El propio sistema realiza una copia de seguridad cada determinado periodo de tiempo para guardar toda la información, y que esta no se pierda en caso de que se produzca un fallo.
- Gracias a la automatización contable algunos procesos repetitivos y pesados se realizan de forma automática. Por ejemplo, la búsqueda de documentos, la introducción de datos o la realización de cálculos pueden ser realizados por el sistema.
- Otro de los motivos por los que se considera una gran ventaja la automatización contable es la posibilidad de disponer en el menor tiempo posible de información que nos permita conocer la situación de la empresa.
Esto también facilitará la toma de decisiones de los directivos, gerentes o quienes sean responsables de ello. Asimismo, dichas decisiones serán mucho más acertadas y permitirán reaccionar de forma anticipada ante ciertas complicaciones que se puedan presentar.
- La minimización de errores, la reducción de costes en la empresa y el incremento del control sobre los procesos permite que la empresa incremente su competitividad en el mercado.
Cursos de contabilidad online en EPAE
Como has podido comprobar, gracias a la automatización contable las empresas pueden tener un mayor control sobre sus procesos y generar ventajas competitivas.
Contar con la formación adecuada en esta disciplina es muy importante para el desarrollo de cualquier negocio, tanto si es propio como ajeno. Por ello, un buen curso de contabilidad con enseñanza de programas informáticos es un requisito indispensable en esta profesión.
En la página web de EPAE encontrarás una gran variedad de oferta de cursos para elegir. Además, aprenderás todo lo necesario para trabajar en grandes empresas o asesorías contables e, incluso, montar tu propio negocio.
No dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna duda o pregunta, estaremos encantados de atenderte.
