El avance de la tecnología nos ha permitido disfrutar de herramientas y dispositivos que nos han facilitado un poco más la vida. El mundo de los negocios no se queda atrás, ya que cada día aparecen nuevas formas de amenizar todas las tareas que tengamos que realizar.
Si trabajas como contable para una empresa como asesor, o eres empresario, sabrás que los programas de gestión se han convertido en algo indispensable, entre ellos, el CRM.
En este post de EPAE te contamos qué es y si es necesario un CRM en contabilidad para llevar un buen control de la misma ¡No te lo puedes perder!
¿Qué es un CRM?
CRM, cuyas siglas en inglés significan Customer Relationship Management, traducido al español se conoce como Gestión (o Administración) de Relaciones con Clientes.
Se trata de un programa informático que se utiliza principalmente para optimizar y gestionar las tareas comerciales, de atención al cliente, de servicio postventa y de marketing. Es decir, es una aplicación que permite que todas las interacciones que mantiene la empresa con sus clientes se puedan centralizar en una sola base de datos.
A través de un CRM la empresa puede mejorar la relación con sus clientes ya que, al conocer mejor su perfil y sus necesidades, todas las estrategias que se diseñen estarán mucho más definidas y se anticiparán a lo que estos puedan demandar y, por tanto, ayudará a incrementar potencialmente las ventas.
Además, no es necesario que esté instalado en el ordenador, hay versiones que permiten ser utilizadas en la nube.
¿Es necesario un CRM en contabilidad? A continuación, te contamos porqué es necesario un CRM para llevar la contabilidad.
¿Para qué sirve y por qué es se necesita un CRM para controlar la contabilidad?
Como ya hemos adelantado, un CRM puede llegar a realizar multitud de tareas relacionadas con la gestión de la empresa (organización de citas con los clientes, envío de correos como newsletters, control de ingresos, bases de datos, etc.). Dichos usos pueden depender del tipo de programa y del sector al que se dedique la empresa.
Algunos de estos programas tienen integrados funcionalidades como, por ejemplo, para controlar las ventas. Un CRM en contabilidad puede llegar a ser muy útil, ya que las personas encargadas del control de los ingresos y gastos de la empresa podrán llevar un control más exhaustivo con una aplicación.
Pese a estar diseñado con el objetivo de fidelizar a los clientes, un CRM en contabilidad puede ser muy ventajoso.
Muchas de las tareas que se realizan en contabilidad son muy repetitivas, requieren prestar mucha atención y el mínimo despiste puede dar lugar a graves errores. Automatizar estas tareas mediante un CRM puede ser muy útil para contabilidad.
¿Qué herramientas pueden ser útiles en un CRM para contabilidad?
Que esta aplicación no esté diseñada específicamente para llevar la contabilidad de una empresa, no significa que no pueda ser ventajoso. Estas son algunas de las herramientas de un CRM útiles para contabilidad:
Embudos de ventas
El embudo de ventas es una herramienta muy utilizada en marketing, que permite conocer quiénes serán los potenciales clientes de una empresa. Este sistema abarca desde las estrategias para atraer nuevos clientes, así como la fidelización e incremento de ventas por parte de los ya clientes.
En contabilidad estas aplicaciones sirven para conocer cuáles han sido las acciones llevadas a cabo por los potenciales clientes, optimizar aquellos procesos que generan mucho gasto y llevar un control de la facturación que hayan podido generar.
Flujo de trabajo
Uno de los principales objetivos de las empresas es optimizar los flujos de trabajo, de esta forma aumentan la eficiencia con los recursos disponibles, reduciendo el gasto.
En este caso, si el contable tiene acceso a los calendarios de la empresa, a las herramientas de administración de tareas o las del gestión del tiempo, esto permitirá que puedan agilizar cualquier trámite, accediendo de forma más directa a la información que necesiten y ahorrando tiempo en su trabajo. Además, podrá detectar qué tareas reducen el rendimiento de la compañía y cómo optimizarlas.
Facturación
Una de las funcionalidades que tienen la gran mayoría de este tipo de sistemas es una herramienta para controlar la facturación de los clientes.
Un CRM es útil en contabilidad ya que la persona encargada de la administración de los ingresos y gastos de la empresa podrá tener un control de las facturas, de las cargas fiscales, del IVA soportado, etc.
De esta forma, los libros de cuentas estarán actualizados y organizados, reduciendo considerablemente la carga de trabajo.
Notificaciones
Pese a ser una persona organizada, que lleve todo al día y sepa asumir una gran carga de trabajo, en ocasiones hay despistes que hacen que se nos olvide enviar una factura o reclamar un impago y, en consecuencia, se origina un descuadre en las cuentas.
Muchas empresas que utilizan un CRM para el control de la contabilidad aprovechan sus numerosas ventajas, entre ellas, un sistema de recordatorios y notificaciones que hará que se te olvide nada.
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