A la hora de llevar la contabilidad y hacer las facturas de tus clientes, es muy importante saber cómo gestionar los gastos suplidos y los reembolsables, así como saber cuáles son las diferencias de cada uno, la aplicación del IVA y los requisitos de cada tipo de gasto.
Se trata de conocimiento básico para poder cobrar correctamente a tus clientes los gastos que debe asumir, además del coste del producto o servicio que ofreces.
Por ello, desde EPAE hemos elaborado este post para tratar de resolver todas tus dudas al respecto, así como las claves para distinguir cada tipo de gasto, los requisitos para poder ser considerados como tal y los pasos que hay que seguir para facturarlos adecuadamente según su clase.
Si quieres seguir leyendo sobre distintos conceptos relacionados con la contabilidad y la fiscalidad, te invitamos a visitar nuestro blog en el que podrás encontrar una gran cantidad de post sobre temas de interés del sector, para que puedas estar al día sobre cualquier cuestión que te interese: cómo contabilizar un fondo de inversión, cómo contabilizar ajustes extracontables, cómo contabilizar préstamos… ¡y mucho más!
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¿Qué son los gastos suplidos?
Se conoce como gasto suplido al gasto que corresponde a tu cliente, pero del que adelantas tú el pago. En estos casos, la factura está emitida a nombre del cliente, aunque te llega a ti y tendrás que hacer el pago ya que está relacionado con el servicio o producto que ofreces.
Por tanto, los gastos suplidos, en un primer momento los pagas tú, pero posteriormente los abonará el cliente.
La aparición de este tipo de gastos se debe a que, en el ejercicio de tu actividad profesional tendrás que realizar gastos de cuyo pago debe hacerse cargo el cliente. Sin embargo, es habitual que la gestión y el abono del mismo lo hagas tú ya que se encuentra dentro del servicio que prestas, por lo que, aunque corresponde al cliente, este pago lo adelantas tú en su nombre.
Los gastos suplidos, por tanto, podría decirse que son gastos que un profesional asume en nombre y por mandado expreso de su cliente, con el fin de poder realizar su actividad profesional, agilizando los procesos y que, más adelante, será abonado por dicho cliente.
Pongamos un ejemplo de gasto suplido para que quede más claro: si estás trabajando en la reforma de la casa de un cliente, es probable que tengas que comprar nuevos azulejos para completar el trabajo. Dichos azulejos, seguramente, los comprarás tú, pero estarán incluidos en la factura final que tendrá que abonarte el cliente, por lo que se trata de un gasto suplido.
Requisitos para considerar un gasto como gasto suplido
Según el artículo 78. Tres.3º de la Ley del IVA, se establecen los requisitos que deben cumplirse para poder considerar un gasto suplido como tal. Dichos requisitos son los siguientes:
- Deben tratarse de sumas que sean pagadas en nombre y por cuenta del cliente.
- El pago debe haberse producido por orden del cliente, ya sea de manera verbal o escrita.
- Mediante la aportación de una factura emitida a nombre del cliente, tiene que acreditarse el importe de los gastos de manera clara.
- Debe demostrarse que el pago se ha realizado mediante cualquier medio admitido y legal.
- La cantidad que cobre el pagador debe ser exactamente el mismo importe del gasto en que ha incurrido el cliente.
¿Cómo facturar los gastos suplidos?
Ahora que ya conoces qué son los gastos suplidos, vamos a ver cómo se facturan. Para ello, tendrás que añadir la denominación “suplido” al importe correspondiente en los honorarios de tus servicios.
Es importante tener en cuenta que, a efectos prácticos, un gasto suplido no te supone ni un gasto ni un ingreso ya que se trata de un pago en nombre de tu cliente, cuya factura llega a su nombre. Por tanto, no debe estar incluido en la base imponible de la factura y deben facturarse sin IVA ni retención por el mismo importe que pagaste en nombre del cliente.
Así pues, el importe no se suma al resto de la base imponible para aplicar el IVA y la retención, pero sí debe añadirse al total de la contraprestación a cobrar el cliente.
Es importante tener en cuenta que facilitar la factura al cliente puede resultarle de gran ayuda para su contabilidad con el objetivo de poderse deducir los impuestos correspondientes. Del mismo modo, es conveniente que nosotros nos guardemos una copia de dicha factura para poder justificar la naturaleza y necesidad del pago ante una posible inspección tributaria.
¿Qué son los pagos reembolsables?
Los gastos reembolsables, por su parte, son aquellos gastos necesarios que se producen para poder prestar el servicio u ofrecer el producto contratado por el cliente. En este caso, el gasto reembolsable se factura como un concepto más (incluye el IVA y modifica la base imponible).
El gasto reembolsable lo pagas tú, recibiendo una factura a tu nombre, y podrás deducirlo. Además, podrás facturar dicho gasto al cliente para que se haga cargo del mismo porque así lo acordasteis previamente.
Por tanto, la principal diferencia entre gastos suplidos y reembolsables es que estos últimos siempre presentan factura a tu nombre, mientras que en los gastos suplidos va a nombre del cliente.
¿Cómo facturar los gastos reembolsables?
Tras estar en posesión de una factura emitida a tu nombre derivada del gasto reembolsable, podrás facturar dicho gasto e incorporarlo en tus cuentas como un ingreso. Al figurar como ingreso y como gasto, el efecto neto será cero.
Es importante que tengas en cuenta que tendrás que facturar los gastos reembolsables a tu cliente al mismo tipo de IVA que facturas tus bienes y servicios, nunca al tipo de IVA al que te han cobrado dichos gastos.
¿Qué son las provisiones de fondos?
Se conoce como provisiones de fondos a las cantidades de dinero que se recibe del cliente antes de la prestación del servicio. Es muy habitual que, de esta forma, el autónomo reciba, antes de comenzar a prestar sus servicios, una cantidad suficiente para afrontar una serie de gastos necesarios para poder llevar a cabo su actividad profesional.
A dicha cantidad que ingresa el cliente para cubrir los gastos se le conoce como provisión de fondos y se presenta como una alternativa a los gastos suplidos o reembolsables ya que, de esta manera, el trabajador no tendrá que adelantar el dinero para cubrir dichos gastos.
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Esperamos que este post sobre los gastos suplidos y los gastos reembolsables te haya resultado interesante y, sobre todo, de utilidad para poder realizar las labores contables y de facturación de tus clientes de manera adecuada.
Desde EPAE sabemos que hay diversas cuestiones relativas a contabilidad y fiscalidad que pueden resultar complejas. Por este motivo, estamos comprometidos con ofrecer, a través de nuestra web, información actualizada y relevante del sector.
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