Cómo hacer una factura: Guía Practica para incluir el IVA

Como hacer una factura paso a paso con IVA

Has empezado como autónomo o formado una empresa y tienes que hacer una factura para tus clientes, pero ¿Qué IVA debo poner? ¿Influye el régimen al que estoy acogido? ¿Si soy empresa tengo que reflejar algún impuesto? ¿El IRPF siempre lo pongo en la factura?

Posiblemente tu cabeza se llene de mil dudas, pero desde EPAE vamos a explicarte los pasos para hacer una factura correctamente y cómo calcular el IVA que debes incluir.

Qué es el IVA

Antes de saber como hacer una factura, tienes que conocer un factor muy importante que vas a tener que incluir en ella: el IVA.

El IVA, impuesto sobre el valor añadido, es un impuesto indirecto que grava el consumo de bienes y servicios y recae sobre el consumidor final. Ya que se trata del valor añadido en la cadena de producción.

Actualmente, en España el IVA general es del 21%. Como autónomo o empresa tienes la obligación fiscal de tributar por el IVA.

En función de la actividad que desarrolles, debes calcular el IVA que te corresponde para liquidar el impuesto. Ya que deberás pagar a Hacienda la diferencia entre el IVA que te ha repercutido y el soportado.

Tipos de Regímenes de IVA

Según las características de tu negocio y tu ámbito de actuación, debes elegir un tipo u otro de régimen tributario. A continuación, te explicamos cuáles son los regímenes de IVA que existen.

Régimen General

Si en tu caso formas parte del régimen general, debes hacer una factura a tus clientes, aplicando el tipo de IVA correspondientes, según el producto o servicio que se trate:

  • El IVA del 4%: Se aplica a todos los productos de primera necesidad como por ejemplo el pan, huevos, cereales, queso y también libros, periódicos, revistas no publicitarias, medicamentos, sillas de ruedas para minusválidos, prótesis, viviendas de protección oficial o VPO.
  • IVA del 10%: Este tipo de IVA se aplica a los alimentos en general, transporte de viajeros, plantas aromáticas utilizadas como condimentos, plantas hortícolas, árboles y arbustos frutales.
  • El IVA del 21%: Este porcentaje es el general, que se aplica a casi todos los productos y servicios por defecto.

Y además, no olvides que tus proveedores tienen que hacer una factura para que tu empresa. Es en el modelo 303, donde declararas de forma trimestral la diferencia entre el IVA repercutido a tus clientes y el soportado en las adquisiciones con proveedores.

Régimen Simplificado: cuota fija trimestral según módulos

Este régimen está limitado por una serie de actividades reconocidas por Hacienda. Y determinado por un límite de ingresos, 300.000€ anuales. Además, debes estar acogido a Estimación Objetiva en el IRPF.

Si este es tu caso, y cumples todas las condiciones para acogerte a este régimen, declarar trimestralmente el IVA es más simple. Una vez que has calculado tu cuota según modelos y porcentajes que te facilita Hacienda para cada actividad, esta va a ser una cantidad fija a liquidar.

Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca

Si en tu caso estás en este régimen, no tienes ninguna obligación de repercutir ni liquidar el IVA por ventas de productos obtenidos en las explotaciones como es el caso de agricultura, ganadería y pesca.

Y tampoco se deducen las cuotas de IVA soportadas o satisfechas en las adquisiciones de bienes o servicios empleados en la actividad.

Régimen Especial del Recargo de Equivalencia

Este régimen es obligatorio para los comerciantes minoristas que actúan como intermediarios.

El comerciante vende sus artículos con IVA incluido, pero, en vez de declararlo y liquidarlo trimestralmente a Hacienda, paga un recargo especial en el IVA que incluyen en la factura sus proveedores.

De esta forma, también se simplifica bastante la gestión del IVA para el autónomo, aunque es necesario que se comunique al proveedor, al iniciar gestiones con él, que debe incluir el recargo de equivalencia en las facturas que emita.

Régimen Especial de Criterio de Caja

A través de este régimen se pretende otorgar una mayor liquides a los autónomos y pymes. Ya que debido a dificultada para adelantar el IVA pueden verse agobiados. Por lo que consiste en declarar y liquidar el IVA de las facturas que se han cobrado cada trimestre. Implica incluir en la contabilidad este aspecto y no poder deducir el IVA hasta que no se efectúa el pago al proveedor.

Actividades exentas de IVA

Debes conocer que hay ciertas actividades que están exentas de IVA. Podemos agruparlas en la siguientes categorías:

  • Actividades educativas: Todas las actividades que hacen referencia a las escuelas públicas y privadas. No incluye cursos a distancia, actividades extraescolares ni clases particulares.
  • Operaciones médicas: los servicios relacionados con hospitalizaciones, asistencia sanitaria.
  • Actividades sociales, culturales y deportivas de carácter social: tienen que ser asociaciones privadas sin ánimo de lucro y en las que el presidente desempeñe su cargo gratuitamente. Algunas actividades son bibliotecas, museos, monumentos, zoológicos, etc.
  • Operaciones financieras y de seguro: se engloba servicios de empresas de seguro, depósitos en efectivo, créditos, préstamos, transferencias, tarjetas de crédito y todo lo relacionado con el mundo de la banca y los seguros.
  • Operaciones inmobiliarias: entrega de terrenos rústicos para uso público o no edificables y segundas entregas de edificaciones.

Cómo hacer una factura y aplicar el IVA

Una factura es un documento que incluye toda la información al realizar una compraventa de un producto o la prestación de un servicio. Este documento, de tipo mercantil es de carácter obligatorio para que quede constancia y poder comprobar la operación.

Cuando vas a hacer una factura, ya sea tradicional o electrónica tiene que tener todos los datos de forma correcta. Para ello, vamos a explicar que debe incluir en una factura y de esta forma, puedes diseñar tus propias facturas. Para facilitarte el trabajo puedes descargar nuestra plantilla con una factura para que solo tengas que incluir tu logo y datos.

descarga plantilla factura

Cómo hacer una factura correctamente

A la hora de hacer una factura, este documento debe contener los siguiente requisitos y datos obligatorios. En función de los tipos de facturas será necesario introducir algún otro dato.

Como debes hacer una factura por partes

  • Título debes poner “Factura” (Número 1): Puede parecer absurdo, pero para que el documento que realices sea legal tendrás que constar que se trata de una factura de compraventa o de prestación de servicio.
  • La fecha (Número 2): Tiene que constar la fecha en la que se ha emitido la factura.
  • El número de factura (Número 2): Las facturas deben ser correlativas. No deben existir saltos entre ellas o que falte algún número. Por ello, se cuidadoso a la hora de la enumeración.

¿Qué pasa si me he equivocado elaborando una factura? No debes eliminarla, deberás realizar una factura rectificativa. Estás facturas también siguen su propia enumeración.

Como hacer una factura por pasos

 

  • Datos del cliente (Número 3): En este caso deberás poner el nombre y apellidos de la persona que va a recibir la factura. También debes incluir la razón social de la empresa, NIF y domicilio fiscal.
  • Datos del emisor (Número 4): Debes poner tu nombre y apellidos. Y también la razón social de tu empresa, NIF y domicilio fiscal.
  • Descripción (Número 5): incorpora un concepto de los productos con su precio.

Como hacer una factura de forma correcta

  • Base imponible (Número 6): Cuando hablamos de la base imponible, simplemente es el importe que no se ha grabado ningún impuesto. Por lo que no has aplicado el IVA.
  • Tipo de IVA aplicado ( Número 7): Por lo general, aplicaras en tus facturas un 21%, salvo que tu producto o servicio pertenezca a los casos que hemos comentado anteriormente. En el caso del IRPF, solo debes tenerlo en cuenta si eres autónomo y vas a hacer una factura a otra empresa u otro autónomo.

como hacer una factura paso a paso

  • Total de factura: Aquí incluyes el total neto, el importe de IVA y el total bruto.

Aplicar el IVA en una factura

Calcular el IVA  y aplicarlo cuando vas a hacer una factura es muy sencillo. Simplemente debes conocer la fórmula para poder tener el importe concreto. Para que lo puedas entender y realizarlo en tus facturas, imaginemos el siguiente ejemplo:

Aplicamos el IVA general del 21% a una factura que estas realizando sobre la venta de ordenadores por 650€. Para calcular la cifra del importe, es tan sencillo:

  • 650€ x 2 ordenadores = 1300€
  • 1300€ x 0,21%(IVA) = 273€

Por lo tanto, el IVA de los ordenadores será de 273€, con lo que tendríamos un precio total de 1.573€

Como puedes ver, hacer una factura es algo sencillo. Desde EPAE, puedes encontrar nuestro curso práctico contable fiscal laboral para aprender todo y ser un experto. Sigue todas las novedades del sector en nuestra revista digital y en redes sociales: Facebook

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Sobre el autor

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Francisco Martínez

Economista especializado en el asesoramiento fiscal y contable de empresas desde hace más de 20 años, con ganas de alcanzar metas y superarse cada día. Para ello, no ha dejado de renovarse y formarse en el ámbito empresarial, tanto a nivel práctico como teórico.

Ejerce su actividad en la ciudad de Madrid, Granada y Almería impartiendo clases de formación en el ámbito contable y fiscal, creando contenidos relacionados con esa materia y prestando sus servicios a empresas locales y de cualquier otro punto territorial.

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